Belegtypen
Rechnungen, Gutschriften, Offerten, Verträge, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine werden in derselben Übersicht geführt. Die verfügbaren Funktionen richten sich nach Belegtyp, Status und Berechtigung.
- Rechnung
- Gutschrift
- Offerte
- Vertrag
- Auftragsbestätigung
- Lieferschein
Funktionen innerhalb der Tabelle
Die Funktionsspalte bündelt die Aktionen für den jeweiligen Beleg. Welche Schaltflächen angezeigt werden, hängt von den eigenen Berechtigungen und teilweise vom Belegstatus ab. Ein Klick auf die übrige Tabellenzeile öffnet den Belegeditor.
Erstellt einen eigenständigen neuen Beleg. Dabei können Zieltyp, Titel, Kunde und Kontakt neu bestimmt werden.
Öffnet das erzeugte Beleg-PDF zur Kontrolle direkt im Browser.
Lädt das aktuelle Beleg-PDF auf das Gerät herunter.
Ändert den Bearbeitungsstand des Belegs, beispielsweise auf „beim Kunden“, „angenommen“ oder „abgeschlossen“.
Verknüpft den Beleg mit einem bestehenden Projekt des ausgewählten Kunden.
Öffnet die Belegdateien. Hier können insbesondere unterzeichnete PDF-Dateien abgelegt werden.
Öffnet den Versanddialog mit Empfänger, Betreff, Nachricht und PDF-Anhang.
Zeigt eine vorhandene interne Notiz an. Diese Information erscheint nicht auf dem Kunden-PDF.
Beleg erstellen
- 1
Rechnungswesen öffnen und „Hinzufügen“ wählen.
- 2
Belegtyp, Titel und Kunde bestimmen.
- 3
Optional einen Kontakt und die zuständige Ansprechperson auswählen.
- 4
Datum und bei Rechnungen das Zahlungsziel kontrollieren.
- 5
Speichern. Die Eagle Suite öffnet danach den Belegeditor.
Die Rechnungsadresse wird aus dem ausgewählten Kunden und Kontakt erzeugt. Unstimmigkeiten deshalb zuerst im Kundenstamm korrigieren.
Positionen hinzufügen
Positionen können anschliessend bearbeitet, gelöscht und über „Reihenfolge“ sortiert werden. Wiederkehrende Artikel und gespeicherte Vorlagen lassen sich je nach Konfiguration direkt übernehmen.
- 1
Im Belegeditor bei „Positionen“ auf „Hinzufügen“ klicken.
- 2
„Rechnungsposition“, „Textposition“ oder „Seitenumbruch“ wählen.
- 3
Bei einer Rechnungsposition Titel, Anzahl und Preis erfassen.
- 4
Einheit, Art und Mehrwertsteuersatz kontrollieren.
- 5
Beschreibung ergänzen und die Position speichern.
PDF kontrollieren und herunterladen
- 1
„Vorschau“ öffnen.
- 2
Adresse, Positionen, Preise, Mehrwertsteuer und Total kontrollieren.
- 3
Texte oberhalb und unterhalb der Positionen prüfen.
- 4
PDF herunterladen oder zur weiteren Bearbeitung zur Übersicht zurückkehren.
Das PDF erst versenden, wenn Vorschau, Belegstatus und Empfänger kontrolliert wurden.
Per E-Mail versenden
Die Versandfunktion ist erst verfügbar, wenn der Beleg vollständig ist und in den Einstellungen ein Versand-Service eingerichtet wurde. Der Versand wird in der Historie protokolliert.
- 1
In der Belegübersicht „Per E-Mail versenden“ wählen.
- 2
Empfängeradresse, Betreff und Nachricht prüfen.
- 3
PDF-Anhang kontrollieren.
- 4
Versand bestätigen.
Beleg kopieren und weiterverarbeiten
- 1
Beim gewünschten Beleg „Kopieren“ wählen.
- 2
Zieltyp bestimmen, beispielsweise eine Offerte als Rechnung kopieren.
- 3
Titel, Kunde und Kontakt kontrollieren.
- 4
Kopie erstellen und Positionen sowie Texte prüfen.
Die Kopie ist ein eigenständiger Beleg. Änderungen an der Kopie verändern den ursprünglichen Beleg nicht.
Offerten mit Vorlagen im Belegeditor
Für Offerten und Verträge steht im Belegeditor zusätzlich das Register „Textbausteine“ zur Verfügung. Dort können vorbereitete Offerten- und Vertragsvorlagen übernommen und anschliessend für den konkreten Beleg angepasst werden.
- 1
Offerte oder Vertrag öffnen und das Register „Textbausteine“ wählen.
- 2
„Vorlage importieren“ öffnen.
- 3
Die gewünschte Offerten- oder Vertragsvorlage auswählen.
- 4
Bei bereits vorhandenen Textbausteinen entscheiden, ob die Vorlage angefügt oder die bestehenden Bausteine ersetzt werden soll.
- 5
Vorlage importieren, Reihenfolge und Inhalt kontrollieren und danach die PDF-Vorschau prüfen.
Vorlagen werden unter Einstellungen → Rechnungswesen → Offerten- und Vertragsvorlagen gepflegt. Änderungen an einer Vorlage verändern bereits erstellte Belege nicht rückwirkend.
Status und Nachvollziehbarkeit
Status zeigen, ob ein Beleg offen, versendet oder abgeschlossen ist. Statusänderungen erst vornehmen, wenn der fachliche Arbeitsschritt tatsächlich abgeschlossen ist. Änderungen und Versandvorgänge bleiben in den zugehörigen Ansichten nachvollziehbar.