Aufbau des Belegeditors
Ein Beleg wird aus den eigentlichen Positionen und den allgemeinen Belegangaben aufgebaut. Über die Register wechseln Sie zwischen „Positionen“ und „Texte & Optionen“. Bei Offerten und Verträgen steht zusätzlich das Register „Textbausteine“ zur Verfügung.
Positionsarten
Preiswirksame Position mit Anzahl, Preis, Rabatt, Einheit, Art und MwSt.-Satz.
Freier erklärender Text ohne Menge, Preis oder Auswirkung auf das Total.
Beginnt die nachfolgenden Positionen auf einer neuen Seite des Beleg-PDFs.
Textpositionen und Seitenumbrüche können wie Rechnungspositionen in der Reihenfolge verschoben werden.
Rechnungsposition erfassen
- 1
Beleg öffnen und im Register „Positionen“ auf + klicken.
- 2
„Rechnungsposition“ als Typ wählen.
- 3
Titel beziehungsweise Name und bei Bedarf Artikelnummer und Beschreibung erfassen.
- 4
Anzahl, Preis exkl. MwSt. und einen allfälligen Rabatt eintragen.
- 5
Einheit, Art sowie MwSt.-Satz kontrollieren.
- 6
Speichern und die Position anschliessend im Beleg prüfen.
Kennzeichnet eine regelmässig verrechnete Position.
Wird aus Preis und Rabatt automatisch berechnet.
Bestimmt etwa Stück, Stunden oder Monate und kann die Art vorbelegen.
Ordnet die Position als Ware oder Dienstleistung ein.
Verwendet einen Steuersatz aus den Einstellungen des ausgewählten Unternehmens.
Position bearbeiten oder ergänzen
Das Stiftsymbol öffnet eine vorhandene Position mit allen gespeicherten Angaben. Über das Einfügen-Menü einer Zeile können eine neue Position oder importierte Artikel direkt vor beziehungsweise nach der gewählten Zeile platziert werden.
Das Löschen einer Position kann nicht widerrufen werden. Vor dem Bestätigen prüfen, ob wirklich die richtige Zeile betroffen ist.
Artikel aus dem Artikelstamm importieren
Der Import übernimmt die im Artikelstamm gespeicherten Angaben wie Artikelnummer, Name, Art, Einheit, Preis, Wiederkehrend-Kennzeichen und MwSt.-Satz. Bei Bedarf kann im Importdialog auch direkt ein neuer Artikel angelegt werden.
- 1
Importsymbol oberhalb der Positionen wählen.
- 2
Artikel über Suche und Filter eingrenzen.
- 3
Gewünschte Artikel markieren.
- 4
Auswahl importieren.
- 5
Menge und weitere Angaben der neu erstellten Positionen kontrollieren.
Änderungen an einer importierten Belegposition verändern den ursprünglichen Artikel im Artikelstamm nicht.
Reihenfolge festlegen
Positionen, Textpositionen, Seitenumbrüche und – bei Offerten oder Verträgen – Textbausteine lassen sich einzeln oder als Mehrfachauswahl neu anordnen. Möglich sind Drag-and-drop, die Pfeiltasten sowie Verschieben an den Anfang oder das Ende.
- Klick wählt eine Position aus.
- Strg beziehungsweise ⌘ + Klick erweitert die Auswahl.
- Shift + Klick wählt einen zusammenhängenden Bereich.
- Pfeil nach oben oder unten verschiebt die Auswahl um eine Position.
- Shift + Pfeil verschiebt die Auswahl an den Anfang oder das Ende.
- Strg+S beziehungsweise ⌘S speichert die neue Reihenfolge.
Die geänderte Reihenfolge ausdrücklich speichern und danach in der PDF-Vorschau kontrollieren.
Texte & Optionen
Bezeichnung und Belegdatum des Dokuments.
Zahlungsfrist in Tagen; das Fälligkeitsdatum wird daraus berechnet.
Interne zuständige Person für den Beleg.
Externe Kontaktperson des ausgewählten Kunden.
Wird aus Kunde und Kontakt erzeugt und im Belegeditor nur zur Kontrolle angezeigt.
Einleitung, die im PDF vor den Positionen erscheint.
Abschluss, Hinweise oder Zahlungsinformationen nach den Positionen.
Interne Information, die nicht auf dem Kunden-PDF ausgegeben wird.
Stammdatenfehler in der Adresse zuerst beim Kunden beziehungsweise Kontakt korrigieren und danach den Beleg neu prüfen.
Textbausteine bei Offerten und Verträgen
Das Register „Textbausteine“ erscheint bei Offerten und Verträgen. Dort lassen sich einzelne Bausteine erfassen oder vollständige Vorlagen importieren. Textbausteine werden gemeinsam mit den Positionen sortiert und können Platzhalter für Belegangaben enthalten.
- 1
Offerte oder Vertrag öffnen.
- 2
Register „Textbausteine“ wählen.
- 3
Baustein hinzufügen oder eine vorbereitete Vorlage importieren.
- 4
Inhalt und Platzhalter kontrollieren.
- 5
Reihenfolge speichern und das Ergebnis in der PDF-Vorschau prüfen.